Sở Thuế vụ (Internal Revenue Service – IRS) xử lý rất nhiều dữ liệu từ hàng triệu người định cư Mỹ khác nhau mỗi ngày. Để có thể vận hành tốt quá trình xử lý trên là một vấn đề khá phức tạp. Đó cũng chính là lý do ra đời số định danh người nộp thuế (TIN). Vậy số định danh người nộp thuế ở Mỹ là gì và được sử dụng như thế nào? Mời các bạn cùng tham khảo những thông tin hữu ích trong bài viết dưới đây.
I/ Tìm hiểu số định danh người nộp thuế ở Mỹ là gì?
Số định danh người nộp thuế ở Mỹ là mã nhận dạng được Sở Thuế vụ Hoa Kỳ sử dụng cho mục đích quản lý thuế, giúp phân biệt các cá nhân với nhau một cách hiệu quả. Số nhận dạng này do Cơ quan An sinh Xã hội (SSA) hoặc Sở Thuế vụ Hoa Kỳ cấp. Số định danh người nộp thuế ở Mỹ là Số An sinh Xã hội (SSN) do Cơ quan An sinh Xã hội cấp trong khi các Số Nhận dạng Người nộp thuế khác do Sở Thuế vụ cấp.
II/ Phân loại số định danh người nộp thuế ở Mỹ
Mã số người nộp thuế bao gồm 5 loại sau:
- Số An Sinh Xã Hội (SSN).
- Số đăng ký kinh doanh (Employer ID Number (EIN).
- Số định danh người nộp thuế Cá nhân (ITIN).
- Số định danh người nộp thuế cho việc nhận con nuôi đang chờ xử lý tại Hoa Kỳ (ATIN).
- Số định danh người nộp thuế (PTIN) của Người khai báo.
III/ Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng số định danh người nộp thuế ở Mỹ
Sở Thuế vụ Hoa Kỳ yêu cầu sử dụng số định danh người nộp thuế trên các tài liệu liên quan đến thuế. Những tài liệu này bao gồm tờ khai thuế, tờ khai thuế, và các tài liệu thuế khác. Bạn cũng có thể tìm số định danh người nộp thuế trên chứng từ khấu lưu thuế nếu người nộp thuế yêu cầu các lợi ích của Hiệp định thuế, yêu cầu Thu nhập được kết nối hiệu quả – ECI (thu nhập do người nước ngoài tạo ra từ hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ) và yêu cầu một niên kim nhất định (1 loại trái phiếu ở Hoa Kỳ bởi mỗi năm người nắm giữ được trả số tiền như nhau).
IV/ Cách xin cấp những số định danh người nộp thuế ở Mỹ như thế nào?
Dưới đây là hướng dẫn để xin những cấp số định danh người nộp thuế ở Mỹ:
1/ Xin cấp số an sinh xã hội (SSN)
Hầu hết những người cư trú hợp pháp tại Hoa Kỳ như: Công dân Hoa Kỳ, Thường trú nhân Hoa Kỳ, Người đang làm việc tại Hoa Kỳ hoặc tạm trú tại Hoa Kỳ đều có thể là đối tượng của Số An sinh Xã hội. Để đăng ký Số An sinh Xã hội, người nộp đơn cần hoàn thành Mẫu SS-5, Đơn xin Thẻ An sinh Xã hội. Ứng viên cũng phải nộp các tài liệu liên quan đến thông tin cá nhân, tuổi tác, tình trạng công dân Hoa Kỳ hoặc tình trạng ngoại kiều hợp pháp tại Hoa Kỳ. Để biết thêm thông tin, vui lòng tham khảo trang web của Cục An sinh Xã hội.
Người nộp đơn cũng có thể tìm thấy Mẫu SS-5 bằng cách gọi 1-800-772-1213 hoặc liên hệ trực tiếp với văn phòng Quản lý An sinh Xã hội để được hướng dẫn thêm.
2/ Xin cấp số đăng ký kinh doanh (EIN)
Số đăng ký kinh doanh còn được gọi là mã số thuế liên bang và được sử dụng để xác định doanh nghiệp. Số đăng ký kinh doanh cũng được sử dụng để kê khai thu nhập từ bất động sản và quỹ tín thác trên Mẫu 1041, Tờ khai thuế thu nhập của Hoa Kỳ đối với bất động sản và quỹ tín thác.
Không chỉ các doanh nghiệp trong nước mà cả các doanh nghiệp nước ngoài tại Mỹ cũng cần phải có Số đăng ký kinh doanh liên bang để được áp dụng các khoản khấu trừ được quy định trong các Hiệp định thuế (áp dụng Mẫu W-8BEN). Các doanh nghiệp phải gửi Mẫu đơn SS-4 cho Sở Thuế vụ Hoa Kỳ để lấy số định danh cho doanh nghiệp của họ. Người đăng ký có thể hoàn thành Mẫu SS-4 và làm theo hướng dẫn trên đơn đăng ký để xin Số đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký trực tuyến.
3/ Xin cấp số định danh người nộp thuế cá nhân (ITIN)
Số định danh người nộp thuế là một dãy số được lập trình để khớp với một số người cư trú và người không cư trú, vợ/chồng của họ và những người phụ thuộc không phải là đối tượng của Số An sinh Xã hội. Mã số người nộp thuế gồm 9 chữ số, bắt đầu bằng số “9”, được thể hiện dưới dạng Số An sinh Xã hội (NNN-NN-NNNN). Người đăng ký cũng có thể sử dụng Trợ lý Tương tác Thuế của Sở Thuế vụ để kiểm tra xem họ có đủ điều kiện nhận ố định danh người nộp thuế cá nhân hay không.
Để đăng ký số định danh người nộp thuế cá nhân, người nộp đơn phải hoàn thành Mẫu W-7, Đơn đăng ký số định danh người nộp thuế cá nhân của IRS từ Sở Thuế vụ Hoa Kỳ. Mẫu W-7 yêu cầu tài liệu về tình trạng của cá nhân nước ngoài và thông tin cá nhân của họ. Người nộp đơn có thể gửi các tài liệu cần thiết cùng với Mẫu W-7 đến địa chỉ được hiển thị trên Hướng dẫn cho Mẫu W-7 hoặc nộp trực tiếp tại văn phòng Sở Thuế vụ hoặc nộp qua Đại lý được Sở Thuế vụ Hoa Kỳ ủy quyền. Các đại lý này có thể là một trường cao đẳng, tổ chức tài chính, công ty kế toán, v.v., được Sở Thuế vụ Hoa Kỳ ủy quyền để hỗ trợ người nộp đơn lấy Mã số Người nộp thuế cá nhân. Cá nhân nước ngoài phải đăng ký Số An sinh Xã hội (nếu được phép) trên Mẫu SS-5 với Sở An sinh Xã hội hoặc đăng ký Mã số Nhận dạng Người nộp thuế Cá nhân trên Mẫu W-7.
4/ Xin cấp số định danh người nộp thuế nhận con nuôi tại Mỹ (ATIN)
Số định danh người nộp thuế nhận con nuôi của Hoa Kỳ thường gồm 9 chữ số và do Sở Thuế vụ Hoa Kỳ cấp. Người được cấp là trẻ em đang trong quá trình được người nộp thuế Hoa Kỳ nhận làm con nuôi. Theo đó, Mã số này chỉ được cấp tạm thời và sẽ được cấp thay thế khi trẻ đủ điều kiện được cấp Số an sinh xã hội.
Mẫu W-7A, Đơn xin số định danh người nộp thuế cho việc Nhận con nuôi đang chờ xử lý tại Hoa Kỳ sẽ được gửi để đăng ký. Lưu ý: Không sử dụng Mẫu W-7A nếu con nuôi không phải là Công dân Hoa Kỳ hoặc cư trú tại Hoa Kỳ.
5/ Xin cấp số định danh người khai thuế (PTIN)
Số định danh này áp dụng cho người khai thuế. Người khai thuế được hiểu là người được trả tiền để khai thuế cho người khác và người khai thuế được yêu cầu sử dụng Mã định danh Người nộp thuế trên tờ khai đó. Bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 năm 2011, việc sử dụng Mã định danh Người nộp thuế không còn là tùy chọn nữa. Nếu người chuẩn bị không có Mã định danh này, họ phải đăng ký sử dụng hệ thống mới của Sở Thuế vụ Hoa Kỳ. Ngay cả khi người khai thuế có số định danh này trước ngày 28 tháng 11 năm 2010, người khai thuế phải nộp đơn xin số định danh người nộp thuế mới hoặc gia hạn bằng cách sử dụng hệ thống mới này. Nếu tất cả thông tin đăng nhập của người khai thuế khớp với nhau, họ có thể được cấp cùng một mã định danh như mã định danh cũ đã được cấp.
Nếu người khai thuế không muốn đăng ký số định danh người nộp thuế trực tuyến, họ có thể sử dụng Mẫu W-12, Đơn đăng ký mã số thuế người khai thuế được trả tiền của IRS. Các hồ sơ bằng văn bản thường mất khoảng 4-6 tuần để xử lý.
Mã số người nộp thuế nêu trên không chỉ được sử dụng trên tờ khai thuế mà còn được sử dụng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là thông tin cá nhân của mỗi cá nhân và doanh nghiệp. Do đó, người nắm giữ mã định danh này nên thực hiện các biện pháp cần thiết để bảo vệ Mã định danh người nộp thuế của mình.
Trên đây là những thông tin hữu ích về số định danh người nộp thuế ở Mỹ. Nếu có bất kỳ thắc mắc về chương trình định cư Mỹ, quý vị có thể liên hệ với NewOcean IMMI để được tư vấn chi tiết.