Thủ tục Chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ

Sự hợp tác kinh tế, trao đổi thương mại, giáo dục và việc làm giữa Việt Nam và Hoa Kỳ (Mỹ) ngày càng tăng kéo theo nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự Hoa Kỳ đối với các giấy tờ cấp tại Việt Nam và ở Mỹ trở nên phổ biến. Theo quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, giấy tờ được cấp ở một trong hai nước muốn sử dụng ở nước kia phải có xác nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của hai nước. Trong bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục Chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ.

I/ Tìm hiểu sự khác biệt giữa Chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ

Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự Hoa Kỳ là hai giai đoạn của một quá trình hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu Việt Nam để sử dụng tại Hoa Kỳ hoặc hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu Hoa Kỳ sử dụng tại Việt Nam. Công dân định cư Mỹ cần lưu ý: Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ có khái niệm và đặc điểm hoàn toàn khác nhau. Cụ thể:

• Chứng nhận lãnh sự là bước đầu tiên trong quá trình hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ được cấp ở nước này để sử dụng ở nước khác. Bước này được thực hiện tại Phòng Lãnh sự Bộ Ngoại giao hoặc Đại sứ quán/ Lãnh sự quán nước cấp văn bản.
• Hợp pháp hóa lãnh sự là bước tiếp theo sau chứng nhận lãnh sự, được thực hiện bởi Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước nơi giấy tờ được sử dụng.

II/ Hồ sơ Chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự

Hồ sơ chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ gồm có:

1/ Hồ sơ Chứng nhận lãnh sự

Để việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam được công nhận và sử dụng ở nước ngoài sẽ căn cứ vào Điều 11 Nghị định 111/2011/ND-CP và Điều 09 Thông tư 01/2012/TT-BNG

1. Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định – Mẫu LS/HPH 2021/TK (tải tại suvietnam gov.vn).
2. Giấy tờ tùy thân gốc: chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc hộ chiếu thay thế (bản sao không cần chứng thực, trong trường hợp nộp qua đường bưu điện).
3. Giấy tờ, tài liệu khác theo yêu cầu chứng nhận lãnh sự.
4. 01 bản sao các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự lưu giữ tại Bộ Ngoại giao.

2/ Hồ sơ Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ

Đối với trường hợp hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu nước ngoài được công nhận và sử dụng tại Việt Nam theo Điều 14 Nghị định 111/2011/ND-CP và Điều 09 Thông tư 01/2012/TT – BNG.

1. Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định – Mẫu LS/HPH 2021.
2. Giấy tờ tùy thân gốc: chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu (bản sao không cần phải được chứng thực, trong trường hợp gửi qua đường bưu điện).
3. Giấy tờ, tài liệu khác theo yêu cầu của hợp pháp hóa lãnh sự.
4. Bản dịch giấy tờ hồ sơ. Hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt/tiếng Anh.
5. Bản sao các giấy tờ, tài liệu (mục 3, 4) nêu trên.

3/ Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ Hồ sơ chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ

• Trường hợp cần kiểm tra hồ sơ có tính xác thực hay không, tài liệu đề nghị cấp Giấy chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự thì người nộp đơn cần bổ sung 01 bản chính và 01 bản sao các giấy tờ, tài liệu liên quan.
• Trường hợp hồ sơ gửi yêu cầu trả qua đường bưu điện thì phải kèm theo phong bì dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận.
• Giấy tờ, tài liệu có từ 02 tờ trở lên phải được đóng dấu giữa hai tờ để làm thủ tục chứng nhận lãnh sự hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam.

III/ Quy trình Chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ

Sau đây chi tiết quy trình để được cấp chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ:

1/ Thủ tục Chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng ở nước ngoài.

Bước 1: Chứng nhận lãnh sự giấy tờ tại Việt Nam

• Chuẩn bị hồ sơ để chứng nhận lãnh sự nêu trên.

Nộp đơn xin chứng nhận lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam ví dụ như Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài.

Bước 2. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ ở nước ngoài

Người nộp đơn mang hồ sơ kèm theo giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự ở bước 1 đến cơ quan có thẩm quyền của nước nơi bạn sẽ sử dụng giấy tờ màu đỏ để hợp pháp hóa lãnh sự.

Tùy thuộc vào quốc gia, có thể là: cơ quan ngoại giao có trụ sở tại nước cấp giấy tờ đó hoặc Cơ quan ngoại giao có chứng nhận lãnh sự đặt tại Việt Nam.

2/ Quy trình Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam

Quy trình hợp pháp lãnh sự giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam gồm có 3 bước chính:

• Bước 1: Công chứng/chứng thực hồ sơ

Thứ nhất, các giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự phải được công chứng trước mặt công chứng viên. Sau đó, tùy theo thẩm quyền của công chứng viên mà bạn sẽ thực hiện các bước khác nhau. Có 2 trường hợp:

• Đối với các công chứng viên được ủy quyền thông qua quận, tài liệu cần phải được chứng thực bởi Thư ký tòa án của quận nơi công chứng viên được ủy quyền, sau đó được thư ký tiểu bang chứng nhận) khu vực hồ sơ công chứng.
• Đối với công chứng viên được Nhà nước ủy quyền: văn bản chỉ cần có xác nhận của Bộ trưởng Ngoại giao nơi văn bản được công chứng.

Lưu ý, nếu yêu cầu chứng nhận từ cả Thư ký Tòa án và Văn phòng Luật sư Tiểu bang thì ngày chứng nhận của Thư ký Tòa án phải trước ngày chứng nhận của Văn phòng Luật sư Tiểu bang.

Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ chỉ chấp nhận bản sao tài liệu có công chứng. Tuy nhiên, các tài liệu như giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử, giấy ly hôn, tài liệu của tòa án hoặc các tài liệu do liên bang cấp cần phải được Văn phòng Luật sư Tiểu bang chứng nhận đã được Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ chấp thuận là bản sao y bản chính.
Mỗi loại văn bản đề nghị hợp pháp hóa sẽ có những yêu cầu cụ thể. Để biết quy trình cụ thể cho từng loại hồ sơ, vui lòng điền vào mẫu đăng ký tư vấn ở cuối bài.

• Bước 2: Nhận xác nhận từ Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ

Có 3 cách để đăng ký xác nhận:

Cách 1: Vui lòng xác nhận qua email

Chuẩn bị hồ sơ của bạn:

• Đơn xin chứng thực theo mẫu DS-4194 đã điền.
• Giấy tờ khác theo yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự.
• 01 phong bì ghi địa chỉ, số điện thoại người nhận kết quả qua đường bưu điện.

Sau đó gửi hồ sơ của bạn đến địa chỉ sau: Văn phòng công chứng, CA/PPT/S/TO/AUT: 44132 Mercure Circle, P.O. Hộp 1206, Sterling, VA 20166-1206. Thời gian xử lý: 5-6 tuần kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Lưu ý: Bạn nên sử dụng dịch vụ giao hàng bảo đảm của FedEx hoặc UPS và ghi lại số theo dõi để dễ theo dõi.

Cách 2: Nhận xác nhận theo lịch hẹn đã đặt trước (chỉ dành cho trường hợp khẩn cấp có lý do chính đáng)

Chuẩn bị các tài liệu sau:

• Bằng chứng về trường hợp khẩn cấp, chẳng hạn như giấy chứng tử, bệnh viện hoặc chứng nhận chuyên môn y tế. Tài liệu này cần được dịch sang tiếng Anh bởi một dịch giả pháp lý.
• Bằng chứng du lịch quốc tế (ví dụ: vé tàu, vé ngồi, đặt chỗ trong vòng 48 giờ).
• Đơn xin chứng thực theo mẫu DS-4194 đã điền.
• Giấy tờ, tài liệu khác theo đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.

Cách 3: Vui lòng xác nhận trực tiếp tại quầy

• Bước 3: Xin dấu chứng nhận lãnh sự từ Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Mỹ.

Chuẩn bị hồ sơ của bạn như sau:

• Đơn xin hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu hoặc đơn bày tỏ nguyện vọng.
• Giấy tờ tùy thân gốc (hộ chiếu hoặc hộ chiếu thay thế) trong trường hợp nộp trực tiếp hoặc 01 bản sao giấy tờ tùy thân trong trường hợp nộp qua đường bưu điện.
• Bản chính giấy đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có công chứng hoặc chứng thực của cơ quan có thẩm quyền + 01 bản sao để lưu hồ sơ.
• 01 phong bì ghi địa chỉ và số điện thoại người nhận nếu nhận kết quả qua đường bưu điện.

Sau đó nộp tại Phòng Lãnh sự Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Mỹ. Đại sứ quán Việt Nam tại Hoa Kỳ: 1233 Đường 20, NW, Suite 400, Washington, DC 20036. Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại San Francisco, Mỹ: 1700 California St, Suite 580 San Francisco, CA 94109.

Thời gian nhận hồ sơ: 9h – 12h và 2h – 4h30 chiều từ thứ Hai đến thứ Sáu. Thời gian xử lý chứng nhận lãnh sự tại Mỹ: 4-7 ngày làm việc.

Trong trường hợp khẩn cấp, thời gian xử lý là: 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ nếu đương đơn nộp tại Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Mỹ. 2-3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ nếu nộp tại Đại sứ quán Việt Nam tại Mỹ.

IV/ Có thể nộp hồ sơ Chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ tại đâu?

Hồ sơ, giấy tờ chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ sẽ được nộp tại các địa chỉ sau:

• Cục Lãnh sự tại Hà Nội: Số 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội.
• Sở Ngoại vụ TP.HCM: Số 184 Bis Pasteur, Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM.
• Ở nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện công việc lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, thường là Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài.

Chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ là một thủ tục hành chính liên quan đến pháp luật của hai nước, việc chuẩn bị hồ sơ khá phức tạp và phải qua nhiều cơ quan hành chính. Vì vậy, chắc chắn bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức và thậm chí cả tiền bạc khi tự mình nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, chưa kể đến nguy cơ hồ sơ có thể không được duyệt do không hợp lệ hoặc mất tích.

Để tránh điều này và đảm bảo bạn nhận được hồ sơ đúng hạn và hợp pháp, hãy cân nhắc việc tranh thủ sự trợ giúp của bên thứ ba. Với gần 20 năm kinh nghiệm, Dịch vụ Chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa Lãnh sự của NewOcean IMMI sẽ hỗ trợ bạn từ A-Z trong quá trình hợp pháp hóa lãnh sự Hoa Kỳ.